Minutes 使い方マニュアル

Minutes は、会議を録音して、話者ごとの文字起こしと議事録を作る iPhone / iPad 用アプリです。このページでは、録音から議事録づくり、整理、翻訳、設定までを順に説明します。

対応端末：iOS / iPadOS 26 以降の iPhone・iPad
議事録を端末の中で作るには、Apple Intelligence に対応した端末が必要です（対応していない端末でも、文字起こしまでは端末の中でできます）
よくある質問はサポートページにあります

はじめに
録音する
音声ファイルを取り込む
議事録を見る・直す
共有・書き出し
AI に聞く・メールの下書き・翻訳
話者に名前を付ける
長い会議・議事録をつなげる
カレンダーと ToDo
声でメモ
翻訳タブ（向かい合って会話）
検索
ホーム画面・ロック画面・Siri から使う
設定
削除と元に戻す
うまくいかないとき

はじめに

画面の構成

下のタブは 4 つと検索です。

タブ	できること
議事録	録音する、議事録を見る
カレンダー	予定・議事録・メモを日ごとに見る。ToDo の一覧
翻訳	向かい合った相手と、その場で訳しながら話す
設定	AI の選び方、話者の声、同期、データなど
検索（右端の丸いボタン）	議事録の中身を探す、すべての議事録について AI に聞く

iPad では、左に一覧、右に中身が並びます。

使い方ガイド

初めて開いたときに、6 ページの使い方ガイドが出ます。あとから見直すときは「設定 › 使い方ガイド」を開きます。

端末内とクラウド

Minutes は、AI を 2 種類から選べます。

端末内（初めの設定）：音声も文字も端末の外に出ません。オフラインでも使え、API の料金もかかりません。
クラウド：OpenAI・Claude・Gemini・AssemblyAI・Deepgram を、あなた自身の API キーで使います。より正確で、使った分だけ各社から料金が請求されます。

迷ったら「設定 › おすすめの組み合わせ」から選んでください（設定）。

録音する前に、参加する人に録音して AI で処理することを伝えて、OK をもらいましょう。国や地域、会社の決まりによっては同意が必要です。

録音する

録音を始める

「議事録」タブの下にある 大きな丸いボタン を押します。
押した瞬間に録音が始まります。

録音の画面の上にある「会議名（あとで AI が付けます）」は、空のままで大丈夫です。議事録ができると AI が名前を付けます。

録音のしかたは、前もって「設定 › 録音」で決めておきます。

項目	説明
止めたらすぐ議事録を作る	オンなら、録音を止めるとすぐ議事録づくりが始まります
録音中に文字を表示	話した言葉をその場で文字にして見せます（ライブ字幕）
翻訳も表示	ライブ字幕に、訳も並べて出します

会議の種類：議事録のまとめ方です。いつも使う種類は「設定 › 議事録の書き方 › いつもの会議の種類」で決めます。この会議だけ変えたいときは、録音の画面の「会議の種類」で選び直せます（録音中でも変えられます）。録音のあとに、議事録の画面で変えることもできます（議事録を作り直す）。

種類	まとめ方
ふつうの会議	話題・決まったこと・ToDo をバランスよく
1on1	近況・困りごと・成長・お願いと本人の気持ち
商談	相手の課題・予算・決める人・時期と次の一手
面接・ヒアリング	質問ごとの答えの要点と具体例
授業・セミナー	学んだ内容の章立て・用語の説明・課題
アイデア出し	出たアイデアをもれなく、良い点・懸念も
朝会・進捗確認	人ごとのやったこと・やること・困りごと

初めて使う前に

端末内の AI は、初めて使うときにモデルのダウンロードが必要です。Wi-Fi につないでおくのがおすすめです。「設定 › 端末内のモデル」から先に入れておくこともできます。

モデル	大きさの目安
音声認識（1 言語）	約 350MB
話者識別	約 35MB
Apple Intelligence（OS が入れます）	最大 8〜14GB

録音中の操作

ボタン	働き
左：一時停止 / 再開	録音を一時的に止めます
真ん中：止めて保存	録音を終えて保存します
右：ブックマーク	大事なところに印を付けます。あとで議事録から、その場面を再生できます
メモ	大事だと思ったことを書けます。「時刻」を押すと、いまの録音時刻が入ります。メモは議事録に反映されます

「録音中に文字を表示」がオンのとき、字幕の部分を押すと大きく表示できます。

ほかのアプリを使っても大丈夫

録音中にほかのアプリを使ったり、画面をロックしたりしても、録音は続きます。ロック画面と Dynamic Island には録音中の表示が出て、そこから一時停止・ブックマーク・止めて保存ができます。

アプリを 上にスワイプして閉じると、録音は止まります。それまでの音は残り、次に開いたときに「途中までの録音を残しました」と出ます。議事録の一覧から開くと、そこから議事録を作れます（1 件だけのときは「開く」ですぐ開けます）。

電話がかかってくると、録音は自動で一時停止します。

録音の画面を閉じるとき

録音中に「閉じる」を押すと、次の 3 つから選べます。

保存して閉じる
保存せずに捨てる
録音を続ける

音声ファイルを取り込む

すでにある録音から議事録を作れます。

アプリの中から：「議事録」タブの右上の「…」メニューから「ファイルを読み込む」を選び、音声ファイル（または .mp4）を選びます。
ほかのアプリから：ファイル・ボイスメモなどの共有メニューで Minutes を選ぶか、「このアプリで開く」で Minutes を選びます。

読み込んだ議事録は自動で開きます。議事録の画面で見積もりを確かめてから、「議事録を作る」を押してください。

電話の録音：電話の音声はアプリから直接録れません（Apple の制限）。iPhone の通話録音を、メモアプリから「ファイルに保存」して、上の「ファイルを読み込む」で取り込んでください。

議事録を見る・直す

一覧から議事録を押すと開きます。上の切り替えで「議事録」と「文字起こし」を行き来します。

議事録

部分	内容
要約	会議の要点
決まったこと	決まった内容
ToDo	やることの一覧。左の丸を押すと済みにできます。「リマインダーに追加」で iPhone のリマインダーに入れられます（リマインダーに入れない設定のときは「通知を設定」）
話し合ったこと	話題ごとの内容
ブックマーク	録音中に付けた印。押すとその場面を再生します
自分のメモ	「自分のメモを書く」で書けます。議事録を作り直すとき、AI がこのメモを大事な点として使います

文字起こし

話者ごとに色分けされた発言が並びます。発言を長押しすると、次のことができます。

話者を変更
ここから再生
コピー
文を直す（文字起こしだけが変わります）

下の再生バーで、再生・一時停止、15 秒戻る・送るができます。

議事録を作り直す

会議の種類を変えたいとき：上の「会議の種類」を選び直してから、「議事録だけ作り直す」を押します。
文字起こしを直したあと：「議事録だけ作り直す」を押すと、直した文字起こしから議事録を作ります。
文字起こしからやり直したいとき：文字起こしの下にある「文字起こしからやり直す」を押します。

議事録の状態

表示	意味
録音済み	音声は保存されています。「議事録を作る」で始められます
文字起こし中 / 話者を照合中 / 議事録を作成中	処理中です。ほかのアプリに切り替えても続きます
文字起こし済み・議事録はまだ	議事録を作る AI がまだ使えない状態です（うまくいかないとき）
完了	できあがりです
失敗	理由が表示されます。直してから「もう一度」を押すと、止まったところから続けます

共有・書き出し

議事録の画面の上の「共有」から選びます。

項目	形式
Markdown	文書として共有します
書き出す › PDF / テキスト	人に渡すときに
字幕（文字起こし） › SRT / WebVTT	動画の字幕に
Markdown をコピー	ほかのアプリに貼り付けます

書き出したファイルは「共有」で送るか、「ファイルに保存…」で保存します。

AI に聞く・メールの下書き・翻訳

AI に聞く（この議事録について）

議事録の画面の上の「AI に聞く」を押すと、その会議について質問できます。「決まったことは？」「次の ToDo は？」などの例から選ぶこともできます。答えに出た時刻を押すと、その場面から再生します。

フォローアップメールを下書き

要約の下の「フォローアップメールを下書き」を押すと、参加者に送るメールの下書きを作ります。「コピー」「メールで開く」「共有」で使えます。送る前に、宛名や [ ] の部分を直してください。

議事録を翻訳

要約の下の「議事録を翻訳」から言語を選ぶと、議事録を訳します。AI の翻訳なので、大事な文書は確認してから使ってください。

AI の答え・下書き・翻訳はまちがうことがあります。大事なことは、議事録や録音で確かめてください。

話者に名前を付ける

その会議の話者に名前を付ける

議事録の上に並ぶ話者の丸を押すと、名前を付けられます。

名前：例「田中さん」
登録済みの声から選ぶ：前に登録した人から選びます
この人の声を登録する：この会議での発言から声を登録します。次の会議から自動で名前が付きます
同じ人だった場合：AI が 1 人を 2 人に分けてしまったときに、「〇〇にまとめる」で 1 人にします

声を登録しておく

「設定 › 話者と声」で登録します。

「自分の声を登録」を押します。
「録音開始」を押し、表示された文章を、いつもの話し方で 15 秒ほど読み上げます。
読み終わったら「完了」を押します。
「登録しました」と出たら終わりです。

よく会う人は「ほかの人の声を追加」で登録できます。すでにある議事録に新しく登録した声を使うときは、文字起こしの下の「登録した声で話者を照合」を押します。

人数がうまく分かれないときは、「話者分けの調整」で「参加人数」や「声の照合の厳しさ」を変えてみてください。

長い会議・議事録をつなげる

録音の長さに上限はありませんが、1 回の録音は 120 分くらいまで がおすすめです。長すぎると、処理中に端末のメモリが足りなくなることがあります。

96 分ごろから、録音の画面に長さの目安が出ます。
「ここで区切って続きを録音」を押すと、いまの録音を保存して、すぐ続きの録音を始めます（会議名を入れていたときは「〇〇（続き2）」のような名前になります）。

議事録をつなげる

区切った録音や、途中で分かれてしまった録音は、あとで 1 つにできます。

「議事録」タブの右上の「…」メニューから「議事録をつなげる」を選びます（または文字起こしの下の「ほかの録音とつなげる…」）。
つなげる議事録を 2 つ以上選びます。録音した時刻の順につなげます。
「つなげる」を押します。

元の議事録はそのまま残ります。

カレンダーと ToDo

「カレンダー」タブの上で「日ごと」と「ToDo」を切り替えます。

日ごと

その日の予定・議事録・メモが並びます。カレンダーの予定を表示するには、「設定 › カレンダーとリマインダー」で許可してください。

予定の時間に録音すると、予定の名前を会議名にすることもできます（設定でオン）。

ToDo

すべての議事録の ToDo が、期限ごと（期限切れ・今日・7 日以内・それ以降・期限なし）にまとまります。「絞り込み」で、自分の ToDo だけや、完了したものも表示できます。期限切れと今日の ToDo の数は、カレンダータブに数字で出ます。

ToDo を自動で iPhone のリマインダーに入れるには、「設定 › カレンダーとリマインダー › 議事録の ToDo を自動でリマインダーに入れる」をオンにします。

声でメモ

話すだけで、メモやリマインドを作れます。

「カレンダー」タブの下にある「声でメモ」のボタンを押します。
すぐに聞き取りが始まるので、そのまま話します。例：「明日の10時に資料を送る」「金曜日までに会場を予約」
マイクを押すと止まり、文字になります。日時は自動で読み取ります。
「リマインドする」を確かめて、「保存」を押します。

声は端末の中だけで文字にします。

翻訳タブ（向かい合って会話）

向かい合った 2 人が交互に話すと、相手の言葉に訳して見せます。会話は保存しません。

「翻訳」タブを開きます。
上の 2 つの言語の名前を押して、自分の言語と相手の言語を選びます（あいだのボタンで入れ替え）。
iPhone を 2 人のあいだに置きます。画面の上半分は相手向けに逆さに表示されます（iPad では左右に並びます）。
話す人が自分の側の「話す（日本語）」のようなボタンを押して話し、終わったら「話し終わる」を押します。
相手の側に訳が出ます。「読み上げ」をオンにすると、訳を声で読み上げます。

初めて使う言語では、言語パックのダウンロードが必要です（Wi-Fi がおすすめ）。

検索

右端の検索ボタンを押して、言葉を入れます。会議名・要約・発言から探します。

すべての議事録について AI に聞く：質問を入れて、「「〇〇」を AI に聞く」を押します。関係する議事録を AI が選んで答え、「参考にした議事録」から元の議事録を開けます。

ホーム画面・ロック画面・Siri から使う

場所	使い方
ウィジェット「すぐ録音」	ホーム画面・ロック画面に置くと、押してすぐ録音を始めます。中サイズは「声でメモ」も使えます
コントロールセンター・ロック画面・アクションボタン	「Minutes で録音」「Minutes で声でメモ」「Minutes で会話を翻訳」を追加できます
Siri	「Minutesで録音」「Minutesでメモ」「Minutesで会話を翻訳」と話しかけます
ショートカット	「録音を始める」「声でメモする」「会話を翻訳」が使えます

設定

項目	できること
使い方ガイド	初めのガイドをもう一度見る
おすすめの組み合わせ	AI の組み合わせを選ぶだけで設定します。「無料でためす」「キー 1 つでかんたん」「大人数でも正確に」「OpenAI だけで」から「これにする」
使う AI	文字起こし／議事録／質問・下書き・翻訳の 3 つで、使う AI を選ぶ。会議の言語もここで選びます（議事録もこの言語で作ります）
端末内のモデル	音声認識・話者識別・翻訳のモデルのダウンロードと削除
API キー	クラウドの AI のキーを入れる。「API キーってなに？・取り方ガイド」に会社ごとの手順があります
議事録の書き方	いつもの会議の種類、用語・人名（聞き間違えやすい言葉や名前）、追加の指示
話者と声	声の登録、話者分けの調整
録音	止めたらすぐ議事録を作る、録音中の字幕と翻訳、電話の録音の取り込み方、音質の目安
翻訳	翻訳のしかた（Apple 翻訳か AI）、録音中の翻訳、翻訳タブの言語と読み上げ
カレンダーとリマインダー	予定の表示、ToDo をリマインダーに入れる、議事録をカレンダーに記録
料金と予算	クラウドの AI の今月の使用額と、月の予算、表示する通貨
使用量	今月の概算と内訳、議事録ごとの金額
iCloud 同期	同期の状態。「音声ファイルも同期」（1 時間で約 14MB）
データとプライバシー	音声の自動削除、すべてのデータの削除、API キーの削除、バージョン
最近削除した項目	削除した議事録を 30 日以内なら元に戻せます

会議の言語：日本語・English・中文・한국어・Español・Français・Deutsch から選べます。

クラウドの AI を使うとき：初めて使う前に「何を・どこへ送るか」が表示され、同意したときだけ送ります。同意は「設定 › API キー › 会社名」からいつでも取り消せます。予算は「超えそうなら知らせる」ためのもので、議事録づくりは途中で止めません。

削除と元に戻す

議事録を削除：議事録の画面のいちばん下の「削除…」。「最近削除した項目」に移り、30 日たつと完全に消えます。リマインダーや予定があるときは、一緒に消すか残すかを選べます。
音声だけ削除：「音声だけ削除…」。文字起こしと議事録は残ります。
元に戻す：「設定 › 最近削除した項目」で「元に戻す」（左から右へスワイプでも戻せます）。
音声の自動削除・すべての削除：「設定 › データとプライバシー」。

うまくいかないとき

「文字起こしはできました。議事録はまだです」と出る

議事録を作る AI が使えない状態です。

Apple Intelligence に対応していない端末：「設定 › 使う AI」で議事録をクラウドの AI にして、API キーを入れてください。
Apple Intelligence がオフ：iPhone の設定アプリで Apple Intelligence をオンにしてください。
Apple Intelligence のモデルをダウンロード中：Wi-Fi と電源につないで、しばらく待ってから試してください。

文字起こしはそのまま使えます。準備ができたら、議事録の画面で「議事録を作る」を押してください。

エラーが出た

録音は消えていません。AI の会社のエラー（残高不足・回数の上限・混雑など）や通信のエラーでも、音声はそのまま残ります。原因を直してから「もう一度」を押すと、止まったところから続きます。

「別の端末で処理中か、途中で止まっています」と出る

アプリが途中で閉じたか、ほかの端末で処理中です。「この端末でやり直す」を押すと、この端末で続けます。

話者がうまく分かれない

「設定 › 話者と声 › 話者分けの調整」で参加人数を指定してみてください。分かれすぎたときは、話者の丸から「同じ人だった場合」でまとめられます。

空き容量が少ない

録音中に空き容量が 500MB を切ると、録音の画面に注意が出ます。録音を止めて保存してください。録音は 1 時間で約 14MB ですが、処理中は一時的にもっと使います。

古い iPhone で字幕が出ない

iPhone 11 シリーズ・iPhone SE（第 2 世代）など一部の端末では、録音中の字幕が使えません。文字起こしは、少し精度の下がる方法で端末の中で行います。

ほかの質問はサポートページを、データの扱いはプライバシーポリシーをご覧ください。不具合やご要望は、マツシマAIラボのお問い合わせフォームからお送りください。

Minutes User Guide

Minutes is an iPhone and iPad app that records meetings and creates transcripts by speaker and meeting minutes. This guide walks through recording, writing minutes, organizing, translating and settings.

Requirements: iPhone or iPad with iOS / iPadOS 26 or later
Writing minutes on your device needs a device that supports Apple Intelligence (without it, transcription still works on your device)
Common questions are on the support page

Getting started
Recording
Importing audio files
Reading and fixing minutes
Sharing and exporting
Ask AI, email drafts and translation
Naming speakers
Long meetings and merging
Calendar and to-dos
Voice notes
Translation tab (face-to-face)
Search
Widgets, Lock Screen and Siri
Settings
Deleting and restoring
Troubleshooting

Getting started

The tabs

Tab	What it’s for
Minutes	Record and read your minutes
Calendar	Events, minutes and notes by day, plus a to-do list
Translation	Talk face to face with live translation
Settings	AI choices, voices, sync, data and more
Search (round button at the right)	Search inside meetings, or ask AI about all of them

On iPad, the list is on the left and the selected meeting on the right.

How to Use guide

A six-page guide appears the first time you open the app. To see it again, go to Settings › How to Use.

On-device or cloud

Minutes lets you choose between two kinds of AI.

On-device (the default): audio and text never leave your device. It works offline, with no API charges.
Cloud: OpenAI, Claude, Gemini, AssemblyAI or Deepgram, using your own API key. More accurate; each company charges your key for what you use.

If you’re not sure, pick one in Settings › Recommended Combos (see Settings).

Before recording, tell everyone that you are recording and processing it with AI, and get their OK. Depending on your country, region or organization, consent may be required.

Recording

Start recording

Tap the large round button at the bottom of the Minutes tab.
Recording starts right away.

You can leave “Meeting name (AI will name it later)” at the top empty; AI names the meeting when the minutes are written.

Choose how recording works beforehand in Settings › Record.

Item	What it does
Write Minutes Right After Stopping	When on, the minutes are written as soon as you stop
Show Live Captions While Recording	Shows what is said as text while you record
Show translation	Adds a translation to the live captions

Meeting type: how the minutes are organized. Set the type you use most in Settings › Minutes Style › Default Meeting Type. To use a different type for one meeting, choose it under Meeting Type on the recording screen (you can change it while recording). You can also change it on the meeting afterwards (see Rewriting the minutes).

Type	Focus
Regular Meeting	A balance of topics, decisions and to-dos
1-on-1	Updates, concerns, growth, requests and how the person feels
Sales Meeting	The customer’s problem, budget, decision maker, timing and next step
Interview / Research	Key points and examples for each question
Class / Seminar	Outline of what was taught, terms explained, assignments
Brainstorming	Every idea raised, with pros and concerns
Standup / Check-in	What each person did, will do, and is stuck on

Before your first recording

On-device AI downloads its models the first time you use it, so Wi-Fi is recommended. You can also download them ahead of time in Settings › On-device Models.

Model	Approximate size
Speech recognition (per language)	About 350 MB
Speaker separation	About 35 MB
Apple Intelligence (installed by the OS)	Up to 8–14 GB

While recording

Control	What it does
Left: Pause / Resume	Pauses the recording
Center: Stop and save	Ends and saves the recording
Right: Bookmark	Marks an important moment. You can play it back from the minutes later
Notes	Jot down what feels important. “Time” inserts the current recording time. Your notes are reflected in the minutes

When live captions are on, tap the caption area to enlarge it.

Using other apps while recording

Recording keeps going while you use other apps or lock the screen. The Lock Screen and Dynamic Island show the recording, with Pause, Bookmark and Stop and Save.

Swiping the app up to close it stops the recording. Audio up to that point is kept, and next time you open the app you’ll see “Partial recording kept”. Open it from the meeting list to write minutes (if only one was kept, tap Open to go straight to it).

A phone call pauses the recording automatically.

Closing the recording screen

If you tap Close while recording, you can choose:

Save and Close
Discard Without Saving
Keep Recording

Importing audio files

You can write minutes from an existing recording.

In the app: in the Minutes tab, open the “…” menu at the top right, choose “Import File” and pick an audio file (or .mp4).
From another app: in Files, Voice Memos and similar apps, share the file to Minutes or use “Open in” and pick Minutes.

The imported meeting opens automatically. Check the estimate on the meeting, then tap “Write Minutes”.

Phone calls: apps can’t record calls directly (an Apple restriction). In the Notes app, use “Save to Files” on the iPhone call recording, then bring it in with “Import File” above.

Reading and fixing minutes

Tap a meeting in the list to open it. The switch at the top moves between Minutes and Transcript.

Minutes

Part	Contents
Summary	The key points
Decisions	What was decided
To-dos	Tap the circle to mark one done. “Add to Reminders” sends them to the Reminders app (“Set a Notification” if you’ve chosen not to use Reminders)
Discussion	What was discussed, by topic
Bookmarks	Marks you made while recording. Tap to play from there
My Notes	Tap “Write My Notes”. When the minutes are rewritten, AI treats these notes as key points

Transcript

What was said, colored by speaker. Touch and hold a line to:

Change Speaker
Play from Here
Copy
Polish Text (changes the transcript only)

The playback bar lets you play, pause, and go back or forward 15 seconds.

Rewriting the minutes

To use a different meeting type: choose it under Meeting Type at the top, then tap “Rewrite Minutes Only”.
After fixing the transcript: tap “Rewrite Minutes Only” to write the minutes from the corrected text.
To transcribe again: tap “Redo from Transcript” below the transcript.

Meeting status

Status	Meaning
Recorded	The audio is saved. Tap “Write Minutes” to start
Transcribing / Matching speakers / Writing Minutes	In progress. It continues if you switch to another app
Transcribed · No minutes yet	The AI for minutes isn’t available yet (see Troubleshooting)
Done	Finished
Failed	The reason is shown. Fix it and tap “Try Again” to continue from where it stopped

Tap Share at the top of a meeting.

Item	Format
Markdown	Share as a document
Export › PDF / Text	For handing to others
Subtitles (Transcript) › SRT / WebVTT	For video subtitles
Copy Markdown	Paste into another app

Send the exported file with Share, or keep it with “Save to Files…”.

Ask AI, email drafts and translation

Ask AI (about this meeting)

Tap “Ask AI” at the top of a meeting to ask questions about it, or pick a suggestion such as “What was decided?”. Tap a time in an answer to play from there.

Draft Follow-Up Email

Below the summary, tap “Draft Follow-Up Email” to draft an email to the participants. Use Copy, Open in Mail or Share. Fix the recipient and the [ ] parts before sending.

Translate Minutes

Below the summary, choose a language from “Translate Minutes”. It is an AI translation, so check important documents before using them.

AI answers, drafts and translations can be wrong. Check anything important against the minutes or the recording.

Naming speakers

Name the speakers in a meeting

Tap a speaker circle at the top of the minutes.

Name: e.g. “Sarah”
Choose from Registered Voices: pick someone you registered before
Register This Person’s Voice: registers their voice from this meeting, so names are added automatically next time
If It’s the Same Person: if AI split one person into two, use “Merge into …” to combine them

Register voices in advance

Go to Settings › Speakers & Voices.

Tap “Register My Voice”.
Tap “Start Recording” and read the text on screen in your normal voice for about 15 seconds.
When you finish, tap “Done”.
When you see “Registered”, you’re all set.

Add people you meet often with “Add Someone Else’s Voice”. To apply newly registered voices to an existing meeting, tap “Match Speakers with Registered Voices” below the transcript.

If speakers aren’t separated well, adjust “Number of Participants” or “Voice Matching Strictness” under Speaker Separation Tuning.

Long meetings and merging

There’s no time limit on recording, but about 120 minutes per recording is recommended. Very long audio can run out of device memory during processing.

From about 96 minutes, the recording screen shows a length guide.
“Split Here and Keep Recording” saves the current recording and immediately starts the next part (if you entered a meeting name, the next part is named like “… (Part 2)”).

Merge Minutes

You can combine split recordings, or ones that ended up in pieces, into one.

In the Minutes tab, open the “…” menu at the top right and choose “Merge Minutes” (or tap “Merge with Another Recording…” below a transcript).
Choose two or more meetings. They are joined in the order they were recorded.
Tap Merge.

The original meetings are kept.

Calendar and to-dos

At the top of the Calendar tab, switch between By Day and To-dos.

By Day

Shows the day’s events, meetings and notes. To show calendar events, allow access in Settings › Calendar & Reminders.

You can also use the event name as the meeting name when you record during an event (turn it on in the same settings).

To-dos

To-dos from all meetings, grouped by due date (Overdue, Today, Within 7 days, Later, No Due Date). Use Filter to show only yours or include completed ones. The Calendar tab badge shows how many are overdue or due today.

To send to-dos to the Reminders app automatically, turn on Settings › Calendar & Reminders › Automatically Add To-dos to Reminders.

Voice notes

Just speak to make a note or reminder.

Tap the Voice Note button at the bottom of the Calendar tab.
It starts listening right away, so just speak, e.g. “Send the slides tomorrow at 10” or “Book the venue by Friday”.
Tap the mic to stop; it turns into text. Dates and times are picked up automatically.
Check “Remind Me” and tap Save.

Your voice is turned into text on your device only.

Translation tab (face-to-face)

Two people facing each other take turns speaking, and each sees the other’s words translated. Conversations aren’t saved.

Open the Translation tab.
Tap the two language names at the top to choose your language and theirs (the button between them swaps them).
Place the iPhone between you. The top half of the screen is upside down for the other person (on iPad, the halves are side by side).
Whoever is speaking taps the button on their side, such as “Speak (English)”, talks, then taps “Done speaking”.
The translation appears on the other side. Turn on Read Aloud to hear it.

A language pack download is needed the first time you use a language (Wi-Fi recommended).

Search

Tap the search button at the right and type. Minutes searches meeting names, summaries and what was said.

Ask AI about all your meetings: type a question and tap “Ask AI about …”. AI picks the relevant meetings and answers; open them from “Meetings Used as Sources”.

Widgets, Lock Screen and Siri

Where	How
Quick Record widget	On the Home Screen or Lock Screen, tap to start recording right away. The medium size also has Voice Note
Control Center, Lock Screen, Action button	Add “Record in Minutes”, “Voice Note in Minutes” or “Translate a Conversation with Minutes”
Siri	Say “Record with Minutes”, “Take a note with Minutes” or “Translate a conversation with Minutes”
Shortcuts	Use “Start Recording”, “Make a Voice Note” or “Translate a Conversation”

Settings

Item	What you can do
How to Use	See the first-run guide again
Recommended Combos	Set up by picking a combination: “Try for Free”, “Easy with one key”, “Accurate even with many people” or “OpenAI only”, then “Choose This”
AI to Use	Choose the AI for transcription, minutes, and questions/drafts/translation. Meeting Language is set here too (minutes are written in this language)
On-device Models	Download and remove speech recognition, speaker separation and translation models
API Key	Enter keys for cloud AI. “What’s an API key? · How to get one” has steps for each company
Minutes Style	Default meeting type, glossary (terms and names that are often misheard) and extra instructions
Speakers & Voices	Register voices and tune speaker separation
Record	Write minutes right after stopping, live captions and translation, how to bring in phone calls, audio quality info
Translation	Apple Translation or AI, translation while recording, Translation tab languages and read aloud
Calendar & Reminders	Show events, send to-dos to Reminders, log meetings in Calendar
Pricing & Budget	This month’s cloud AI spending, monthly budget, display currency
Usage	This month’s estimate and breakdown, cost per meeting
iCloud Sync	Sync status. “Also Sync Audio Files” (about 14 MB per hour)
Data & Privacy	Delete audio automatically, delete all data, delete API keys, version
Recently Deleted	Restore deleted meetings within 30 days

Meeting languages: Japanese, English, Chinese, Korean, Spanish, French and German.

Using cloud AI: before first use, the app shows what is sent and where, and sends only after you agree. You can withdraw consent at any time in Settings › API Key › the company name. The budget only warns you when you are close; it doesn’t stop minutes partway.

Deleting and restoring

Delete a meeting: “Delete…” at the bottom of the meeting. It moves to Recently Deleted and is removed for good after 30 days. If it has reminders or events, you can choose to delete them too or keep them.
Delete audio only: “Delete Audio Only…”. The transcript and minutes stay.
Restore: Settings › Recently Deleted › Restore (or swipe from left to right).
Automatic audio deletion and deleting everything: Settings › Data & Privacy.

Troubleshooting

“Transcript ready. Minutes not written yet”

The AI for minutes isn’t available.

Device doesn’t support Apple Intelligence: in Settings › AI to Use, switch minutes to a cloud AI and enter an API key.
Apple Intelligence is off: turn it on in the Settings app.
Apple Intelligence is still downloading: keep the device on Wi-Fi and power, and try again later.

The transcript stays as it is. When ready, tap “Write Minutes” on the meeting.

An error appeared

Your recording is not lost. Errors from the AI company (low balance, rate limits, busy servers) or the network leave the audio in place. Fix the cause and tap “Try Again” to continue from where it stopped.

“Processing on another device, or it stopped partway”

The app closed partway, or another device is processing it. Tap “Retry on this device” to continue here.

Speakers aren’t separated well

Set the number of participants in Settings › Speakers & Voices › Speaker Separation Tuning. If one person was split into two, combine them from the speaker circle under “If It’s the Same Person”.

Low storage

If free space drops below 500 MB while recording, the recording screen warns you. Stop and save the recording. Audio uses about 14 MB per hour, but processing temporarily needs more.

No live captions on an older iPhone

Some devices, such as the iPhone 11 series and iPhone SE (2nd generation), can’t show live captions. Transcription still runs on the device with a slightly less accurate method.

For other questions, see the support page; for how your data is handled, see the privacy policy. Send bug reports and requests through Matsushima AI Lab’s contact form.