Minutes プライバシーポリシー
施行日：2026年10月7日
提供者：マツシマAIラボ（マツシマ ユウスケ）
連絡先：マツシマAIラボのお問い合わせフォーム
Minutes（以下「本アプリ」）は、会議を録音し、文字起こし・議事録づくりを手伝う iPhone / iPad 用アプリです。このページでは、本アプリがどんな情報を扱い、どこに保存し、どこへ送るのかを説明します。
1. いちばん大事なこと
- 開発者（私）は、あなたのデータを集めません。開発者のサーバーはなく、アカウント登録も、広告も、解析ツール（アクセス解析・クラッシュ収集）も、トラッキングもありません。
- 録音・文字起こし・議事録などのデータは、あなたの端末と、あなた自身の iCloud（プライベートデータベース）にだけ保存されます。
- 初期設定の「端末内」処理（無料）では、音声も文字も端末の外に出ません。
- あなたが自分で API キーを入れ、クラウドの AI（OpenAI・Anthropic Claude・Google Gemini・AssemblyAI・Deepgram）を選び、さらにそのサービスへの送信に同意したときだけ、音声や文章が、端末からそのサービスへ直接送られます。開発者のサーバーは経由しません。
2. 本アプリが扱う情報
| 情報 | 内容 | 保存場所 |
|---|---|---|
| 録音（音声） | 会議の録音、声のメモ、取り込んだ音声ファイル | 端末内。設定で「音声ファイルも同期」をオンにしたときだけ iCloud にも保存 |
| 文字起こし・議事録 | 話者ごとの文字起こし、要約、決まったこと、ToDo、ブックマーク、自分のメモ、会議の種類、タイトル | 端末内と、あなたの iCloud |
| 登録した声 | 話者を見分けるための声の特徴（数値データ）と、2〜10秒ほどの参照音声、名前 | 端末内と、あなたの iCloud |
| 使用量の記録 | 使ったサービス名・モデル名・音声の秒数・文字数の目安・概算料金・日時 | 端末内と、あなたの iCloud |
| メモ・ToDo | 声のメモなどから作ったメモ | 端末内と、あなたの iCloud |
| 設定 | 使う AI、言語、用語集（用語・人名）、追加の指示、予算など | 端末内（UserDefaults） |
| API キー | あなたが入れた各サービスの API キー | 端末の Keychain。キーごとに「iCloud キーチェーンで共有」をオンにしたときだけ iCloud キーチェーンで共有 |
| 同意の記録 | 各クラウド AI サービスへの送信に同意したかどうか | 端末内（端末ごと） |
| カレンダー・リマインダー | 予定の読み取り、会議の予定としての記録、ToDo のリマインダー追加 | iOS のカレンダー・リマインダー。本アプリが別に複製して保存することはありません（予定の ID だけ会議に結びつけて保存） |
本アプリは、位置情報・連絡先・写真・広告 ID・端末を識別する情報を集めません。
3. 第三者への送信
3-1. 端末内の処理（送信なし）
- 文字起こし：Apple の SpeechAnalyzer（端末内）。
- 議事録づくり：Apple Intelligence（端末内。対応端末のみ）。
- 話者分け・声の照合：FluidAudio のモデル（端末内）。初回に、モデルのファイルをダウンロードすることがあります（このとき、あなたのデータは送りません）。
- ライブ字幕：Apple の SpeechAnalyzer（端末内）。
- 翻訳：「Apple 翻訳」を選ぶと端末内で行います。
3-2. クラウドの AI（任意・あなたの API キーを使用）
次のサービスを使うには、設定でそのサービスの API キーを入れ、「同意」の画面で送信を許可する必要があります。同意は、サービスごと・端末ごとに記録され、いつでも取り消せます。同意するまで、キーが入っていても送信しません。
| サービス | 送るもの | 送るタイミング | プライバシーポリシー |
|---|---|---|---|
| OpenAI | 録音した音声（文字起こし）。登録した声を話者識別に使うモデルでは、その人の名前と参照音声。文字起こし・メモ・用語集（議事録・質問・下書き・翻訳） | そのサービスを文字起こし／議事録／質問・下書き・翻訳に選び、処理を実行したとき | https://openai.com/policies/privacy-policy/ |
| Anthropic（Claude） | 文字起こし・メモ・用語集（議事録・質問・下書き・翻訳）。音声は送りません | 同上（議事録／質問・下書き・翻訳に選んだとき） | https://www.anthropic.com/legal/privacy |
| Google（Gemini） | 録音した音声（文字起こし）。文字起こし・メモ・用語集（議事録・質問・下書き・翻訳） | 同上 | https://policies.google.com/privacy |
| AssemblyAI | 録音した音声（文字起こし・話者分け） | 文字起こしに選び、処理を実行したとき | https://www.assemblyai.com/legal/privacy-policy |
| Deepgram | 録音した音声（文字起こし・話者分け） | 同上 | https://deepgram.com/privacy |
あわせて、API キーを確認するため・モデルの一覧を取るために、キーそのものを各サービスへ送ります（キーの認証のため）。
- 送られたデータを各社がどう扱うか（保存期間、モデルの学習への利用など）は、各社の規約とプライバシーポリシーで決まります。本アプリや開発者は管理できません。また、費用はあなたの API キーに請求されます。
- Gemini と AssemblyAI では、音声をいったん各社にアップロードします。文字起こしが終わると（失敗したときも）、本アプリはアップロードした音声（AssemblyAI では文字起こしも）の削除を各社に依頼します。Gemini の文字起こし専用モデルには、結果を Google 側に保存しない設定（store=false）で依頼します。各社のログなどの保存は、各社の規定に従います。
- 「AI に聞く」「フォローアップメールの下書き」「議事録の翻訳」は、「質問・下書き・翻訳」に選んだ AI に、対象の会議の文字起こし・議事録を送ります。「端末内」を選べば送りません。
- 会議の中で他の人の声や発言が含まれる場合があります。クラウドの AI を使う前に、参加者に伝えて同意を得てください（第7章）。
3-3. その他
- Apple（iCloud / CloudKit）：第4章。
- 共有・書き出し：あなたが共有シートやファイルの保存で書き出した先に、あなたの操作で渡ります。
- 開発者・広告会社・データ販売業者へは、何も送りません。
4. iCloud 同期
本アプリは、同じ Apple アカウントの端末どうしで議事録を共有するため、SwiftData と CloudKit を使い、あなたの iCloud の「プライベートデータベース」に、議事録・文字起こし・メモ・登録した声・使用量の記録を保存します。この領域は Apple のサービスであり、開発者は中身を読めません。「音声ファイルも同期」はオフが初期値で、オンにすると録音が iCloud にも保存されます（1時間で約 14 MB）。iCloud にサインインしていない場合は、端末内だけに保存します。iCloud の扱いについては Apple のプライバシーポリシー（https://www.apple.com/legal/privacy/）をご覧ください。
5. 使う許可（権限）
| 許可 | 使う目的 |
|---|---|
| マイク | 会議の録音、声のメモ、対面での翻訳、ライブ字幕 |
| 音声認識 | 端末内での文字起こし（音声は端末の外へ出ません） |
| カレンダー（フルアクセス） | 予定を議事録と一緒に表示、会議を予定として記録 |
| リマインダー（フルアクセス） | 声で入れたリマインドや議事録の ToDo をリマインダーに追加 |
| 通知・バックグラウンド | 時刻を決めたメモの端末内の通知、議事録づくりをアプリの外でも続ける、録音中のライブアクティビティ（ロック画面・Dynamic Island）、iCloud 同期の更新 |
許可は iOS の「設定」アプリでいつでも変更できます。許可しなくても、その機能以外は使えます。
6. 保存期間と削除
- 議事録を削除すると、まず「最近削除した項目」に移り、30日後に完全に削除されます。すぐに消したいときは、そこから完全に削除できます。
- 設定の「データとプライバシー」から、次の操作ができます。
- 音声を自動で削除（7日・30日・90日後。文字起こしと議事録は残ります）
- すべてのデータを削除（議事録・音声・文字起こし・要約・メモ・登録した声・使用量の記録。「最近削除した項目」にも残りません。iCloud 同期がオンなら、ほかの端末と iCloud からも削除されます）
- すべての API キーを削除（iCloud キーチェーンで共有していたキーは、ほかの端末からも削除されます）
- 本アプリを削除すると、その端末の中のデータは消えます。iCloud に保存したデータは、iCloud の設定（設定 > [自分の名前] > iCloud > ストレージを管理）から削除できます。
- クラウドの AI に送ったデータは、各社の方針に従って保管されることがあります。削除の依頼は各社に直接してください。
- 開発者は、あなたのデータを保管していないため、開発者側で削除する対象のデータはありません。
7. 他の人を録音するとき
録音・文字起こしは、参加者のプライバシーに関わります。国や地域、会社の決まりによっては、録音する前に相手の同意が必要です。本アプリは、使い方ガイドやクラウドの AI への送信の同意画面で、参加者に伝えて同意を得るようお願いしています。同意を得る責任は、録音するあなたにあります。
8. 子どもについて
本アプリは、13歳未満（お住まいの地域で定められた年齢未満）の子どもを対象としておらず、子どもの個人情報を意図して集めることはありません（そもそも開発者はデータを集めていません）。
9. セキュリティ
通信は HTTPS（暗号化）で行います。API キーは Keychain に保存します。端末や iCloud アカウントの保護（パスコード、2ファクタ認証）を有効にしてください。
10. 変更
このポリシーを変えるときは、このページを更新し、施行日を変えます。大きな変更は、アプリのアップデート内容でもお知らせします。
11. お問い合わせ
マツシマAIラボのお問い合わせフォームからご連絡ください。アプリの使い方はサポートページをご覧ください。
Minutes Privacy Policy
Effective date: October 7, 2026
Provider: Matsushima AI Lab (Yusuke Matsushima)
Contact: the Matsushima AI Lab contact form
Minutes (“the app”) is an iPhone and iPad app that records meetings and helps you transcribe them and write minutes. This page explains what information the app handles, where it is stored, and where it is sent.
1. The short version
- The developer does not collect your data. There is no developer server, no account, no ads, no analytics or crash-reporting SDK, and no tracking.
- Recordings, transcripts, minutes and related data are stored only on your device and in your own iCloud (private database).
- With the default on-device processing (free), neither audio nor text leaves your device.
- Only if you enter your own API key, choose a cloud AI (OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini, AssemblyAI or Deepgram), and agree to sending data to that provider, the app sends audio and/or text directly from your device to that provider. It does not pass through any developer server.
2. Information the app handles
| Information | Details | Where it is stored |
|---|---|---|
| Recordings (audio) | Meeting recordings, voice notes, imported audio files | On device. Also in iCloud only if you turn on “Sync audio files” |
| Transcripts and minutes | Transcripts by speaker, summaries, decisions, to-dos, bookmarks, your notes, meeting type, titles | On device and in your iCloud |
| Registered voices | A numeric voice feature vector used to tell speakers apart, a 2-10 second reference clip, and a name | On device and in your iCloud |
| Usage records | Provider and model name, audio seconds, token counts, estimated cost, date | On device and in your iCloud |
| Notes and to-dos | Notes created from voice notes, etc. | On device and in your iCloud |
| Settings | Chosen AI, language, glossary (terms and names), extra instructions, budget, etc. | On device (UserDefaults) |
| API keys | The API keys you enter for each provider | Keychain on your device. Shared via iCloud Keychain only if you turn on “Share via iCloud Keychain” for that key |
| Consent records | Whether you agreed to send data to each cloud AI provider | On device (per device) |
| Calendar and Reminders | Reading events, recording a meeting as an event, adding to-dos as reminders | In the iOS Calendar and Reminders apps. The app does not keep a separate copy (it stores only the event ID with the meeting) |
The app does not collect location, contacts, photos, advertising identifiers, or device identifiers.
3. Sharing with third parties
3.1 On-device processing (nothing is sent)
- Transcription: Apple SpeechAnalyzer (on device).
- Minutes: Apple Intelligence (on device, supported devices only).
- Speaker separation and voice matching: FluidAudio models (on device). The model files may be downloaded the first time; none of your data is sent in doing so.
- Live captions: Apple SpeechAnalyzer (on device).
- Translation: “Apple Translation” runs on device.
3.2 Cloud AI (optional, with your own API key)
To use one of these services, you must enter its API key in Settings and allow sending on the consent screen. Consent is recorded per provider and per device, and can be withdrawn at any time. Nothing is sent to a provider until you agree, even if a key is present.
| Provider | What is sent | When | Privacy policy |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Recorded audio (transcription). With a speaker-identification model, the names and reference clips of voices you registered. Transcript, notes and glossary (minutes, questions, drafts, translation) | When you choose it for transcription / minutes / questions, drafts and translation and run that task | https://openai.com/policies/privacy-policy/ |
| Anthropic (Claude) | Transcript, notes and glossary (minutes, questions, drafts, translation). No audio | When you choose it for minutes / questions, drafts and translation | https://www.anthropic.com/legal/privacy |
| Google (Gemini) | Recorded audio (transcription). Transcript, notes and glossary (minutes, questions, drafts, translation) | Same as above | https://policies.google.com/privacy |
| AssemblyAI | Recorded audio (transcription, speaker separation) | When you choose it for transcription and run it | https://www.assemblyai.com/legal/privacy-policy |
| Deepgram | Recorded audio (transcription, speaker separation) | Same as above | https://deepgram.com/privacy |
The API key itself is also sent to the provider to authenticate requests, to verify the key, and to list available models.
- How each provider stores or uses the data (retention, model training, etc.) is governed by that provider’s terms and privacy policy, not by the app or the developer. Charges are billed to your own API key.
- With Gemini and AssemblyAI, audio is first uploaded to the provider. When transcription finishes (or fails), the app asks the provider to delete the uploaded audio (and, for AssemblyAI, the transcript). Requests to Gemini’s transcription model are sent with server-side storage turned off (store=false). Any logs the provider keeps follow its own rules.
- “Ask AI”, follow-up email drafts and minutes translation send the transcript and minutes of the target meeting to the AI chosen for “Questions, drafts, translation”. Choosing “On-device” sends nothing.
- Recordings may contain other people’s voices and words. Before using a cloud AI, tell the participants and get their consent (see Section 7).
3.3 Other
- Apple (iCloud / CloudKit): see Section 4.
- Sharing and export: data goes where you send it through the share sheet or by saving a file.
- Nothing is sent to the developer, advertisers, or data brokers.
4. iCloud sync
To share minutes between devices signed in to the same Apple Account, the app uses SwiftData with CloudKit and stores minutes, transcripts, notes, registered voices and usage records in your iCloud private database. This is an Apple service; the developer cannot read its contents. “Sync audio files” is off by default; when on, recordings are also stored in iCloud (about 14 MB per hour). If you are not signed in to iCloud, data stays on the device only. See Apple’s privacy policy: https://www.apple.com/legal/privacy/
5. Permissions
| Permission | Purpose |
|---|---|
| Microphone | Recording meetings, voice notes, face-to-face translation, live captions |
| Speech Recognition | On-device transcription (audio does not leave the device) |
| Calendars (full access) | Show events with your minutes; record a meeting as an event |
| Reminders (full access) | Add voice-note reminders and to-dos from minutes to Reminders |
| Notifications / background | Local notifications for notes with a due time, keep generating minutes outside the app, Live Activity while recording (Lock Screen, Dynamic Island), iCloud sync updates |
You can change permissions at any time in the iOS Settings app. Features other than the one concerned keep working if you decline.
6. Retention and deletion
- When you delete minutes they first move to “Recently Deleted” and are permanently deleted after 30 days. You can delete them permanently right away from there.
- In Settings > Data & Privacy you can:
- Auto-delete audio (after 7, 30 or 90 days; transcripts and minutes are kept)
- Delete all data (minutes, audio, transcripts, summaries, notes, registered voices, usage records; nothing stays in “Recently Deleted”; with iCloud sync on, it is also deleted from other devices and from iCloud)
- Delete all API keys (keys shared via iCloud Keychain are removed from other devices too)
- Deleting the app removes the data on that device. Data in iCloud can be removed in iCloud settings (Settings > [your name] > iCloud > Manage Storage).
- Data sent to a cloud AI provider may be retained under that provider’s policy. Send deletion requests to the provider directly.
- The developer holds none of your data, so there is nothing for the developer to delete.
7. Recording other people
Recording and transcription affect participants’ privacy. Depending on your country, region or organization, you may need consent before recording. The app’s guide and the consent screen for cloud AI remind you to tell participants and obtain their consent. Obtaining consent is your responsibility.
8. Children
The app is not directed to children under 13 (or the minimum age in your region), and does not knowingly collect children’s personal information. (The developer does not collect data in the first place.)
9. Security
Network communication uses HTTPS. API keys are stored in the Keychain. Please keep device protections (passcode) and Apple Account two-factor authentication enabled.
10. Changes
If this policy changes, this page will be updated with a new effective date. Significant changes will also be noted in the app’s update notes.
11. Contact
Please use the Matsushima AI Lab contact form. For help using the app, see the support page.